Рассмотрим почему письма попадают в спам в почтовом ящике получателя. Информация окажется полезной особенно для специалистов, которые занимаются email маркетингом и используют электронную почту профессионально для продвижения продукции компании и коммуникации со своими клиентами.
От того насколько эффективно доставляются письма в ящики получателей зависят продажи и бизнес в целом.
Столкнуться с проблемой может клиент, который использует ящик на Яндекс, на mail.ru, на gmail или на собственном корпоративном домене, который обслуживает свой почтовый сервер.
Важно понимать, что попадут письма в спам или нет всегда определяет получатель или сервер получателя. Отправитель может лишь оптимизировать свою рассылку и свести этим к минимуму вероятность попадания в спам.
Каковы причины того, что письма попадают в спам
Из-за большого количества электронной почты, которой мы каждый день пользуемся, важно понимать, почему некоторые письма попадают в спам.
Основные причины такие:
1. ip адрес сервера отправителя в black листе. В случае массовых рассылок писем, которые происходят при взломе почтового ящика адрес сервера может попасть в специальные публичные базы. Наличие в этих базах проверяется получателями на этапе принятия решения о том пропускать письмо или отвергать.
2. Посетитель ранее разметил письмо как спам в почтовом ящике. Почтовые системы обучаются на примерах. Если получатель ранее отметил в ящике письмо как спам — с высокой вероятностью другие подобные письма в ящик уже не попадут. Подобными письмами, прежде всего, являются письма от того же отправителя, но это могут быть и письма с того же домена, письма с такой же темой и т.д.
Ящики и домены, вероятность получить настоящий спам с которых высокая, условно считаются ящиками и доменами с плохой репутацией, и наоборот.
3. Содержимое письма. Если в письме множество ссылок или оно содержит много заглавных букв или нецензурной лексики, оно может быть отфильтровано почтовым провайдером, основываясь на правилах антиспама. Также может не пройти проверку письмо с ошибками верстки, из-за которых содержимое искажается и читается плохо. Сработают правила, которые автоматика использует для фильтрации.
Важно отправлять полезный и релевантный контент, который получатель ожидает получить и хочет получить.
4. Ошибки технического характера. Это могут быть неверные адреса и домен отправителя в почтовых заголовках, отсутствие цифровой подписи, результаты проверки базовых параметров почтового сервера отправителя получателем, которые говорят о том, что не всё в порядке. В случае таких сложностей при отправке может возвращаться отчет с ошибкой.
Что может сделать отправитель чтобы письма не отвергались получателями
Основное правило — рассылка не должна выглядеть как спам и должна иметь вид нормальной частной или деловой переписки. Не должно быть слов и предложений, написанных заглавными буквами, громких обещаний скидок и подарков, подозрительных ссылок.
Домен и почтовый ящик, с которых идёт отправка должны иметь хорошую репутацию, также должны быть выполнены необходимые настройки почтового сервера, должны проходить проверки SPF, DKIM, DMARC. Настройки выполняются техническими специалистами, как проверить их корректность описано ниже. В случае если для отправки используется публичный сервис: Яндекс, gmail, mail.ru в сети можно найти инструкции этих сервисов по специфическим настройкам для них.
Если все настройки выполнены, проверки для письма проходят, другим получателям письма доставляются, а одному определенному нет — можно воспользовавшись другим каналом связи попросить его проверить спам и отметить полученное письмо как “не спам”. Часто это помогает. Если нет, то получателю нужно связываться с техническими специалистами, которые занимаются его почтовым сервисом (это может быть также поддержка Яндекс или mail.ru).
Как проверить свою рассылку
Проверить технические аспекты рассылки может квалифицированный системный администратор. Ему достаточно проанализировать почтовые заголовки письма, которое поступит в его ящик.
Также для проверки можно использовать специальный сервис. Он предоставляет адрес, на который нужно отправить письмо, после отправки он проверяет полученное сообщение.
Проводится анализ как почтовых заголовках и присутствия в black листах, так и анализ самого содержимого письма. Основываясь на рекомендациях сервиса можно доработать свою рассылку и сделать её максимально эффективной.
О коммерческой рассылке
Правилом хорошего тона (а у многих провайдеров и прописанным в регламенте обслуживания правилом) является получение согласия на коммерческую рассылку у получателя. Факт получения согласия, такой как подтверждение email, желательно нужно иметь возможность доказать если возникнет такая необходимость.
Для коммерческой рассылки, когда отправляется не одно письмо от менеджера, а регулярная рассылка автоматикой, обязательно нужна ссылка или кнопка в письме, которая позволит клиенту отписаться от рассылки.
Клиенты будут нажимать на кнопку и отписываться если им не нужна рассылка. Если кнопки нет, то они будут отправлять письма в спам чтобы не получать их. Это негативно скажется на доставляемости писем другим клиентам. Если один клиент крупного провайдера отправит рассылку в спам — рассылка может перестать доходить не только до него, но и до других клиентов, которые пользуются услугами того же провайдера услуг доменной почты.