Системы управления заказами (OMS) — это важный инструмент для эффективного управления процессом заказов в современных компаниях, которые работают в сфере розничной или оптовой торговли. Такие системы обеспечивают автоматизацию и оптимизацию всех этапов заказа, начиная от размещения заказа клиентом и заканчивая его доставкой и обработкой платежей.
OMS системы обеспечивают сопровождение большинство бизнес процессов и их внедрение может означать довольно масштабные изменения привычной для бизнеса формы работы. Но вместе с тем внедрение OMS позволяет получить очень желанные любым бизнесом результаты: снижение расходов, сокращение сроков обработки заказов, унификацию, снижение количества возвратов и улучшение пользовательского опыта.
OMS позволяют компаниям повысить оперативность обработки заказов, минимизировать ошибки и сократить издержки. Благодаря системам управления заказами, бизнесу легче следить за состоянием каждого заказа, отслеживать его исполнение и своевременно реагировать на изменения.
Использование OMS становится все более необходимым для компаний, стремящихся к повышению эффективности своей деятельности и улучшению обслуживания клиентов. Появление в компании системы управления заказами помогает оптимизировать процессы, сокращает время выполнения заказов и способствует росту бизнеса.
Как работает система OMS
Система управления заказами (OMS) начинается с предоставления полной информации о доступных запасах на ваших складах, в обычных магазинах и у сторонних поставщиков (например, внешних логистических компаний) и пункты отгрузки.
Такая информация обеспечивает эффективное планирование запасов и управление ими. Как только заказ сделан клиентом, он попадает в OMS далее система контролирует весь процесс выполнения. Она фиксирует, проверяет и отгружает заказы значительно снижая необходимое от человека количество действий. Человеку остаются задачи администрирования и физическая работа (в случае если компания продает физические товары).
OMS включает функции комплектации, упаковки и отгрузки, включая поддержку прямой доставки. Она генерирует подтверждения отгрузки и облегчает общение с клиентами, информируя их о статусе заказа.
Кроме того, надежная система OMS легко интегрируется с платежными системами, упрощая обработку платежей и синхронизацию данных с финансовыми системами. Такая интеграция обеспечивает бесперебойную работу финансовых транзакций и точный учет. В случае возврата товара комплексная система OMS также ведет весь процесс. Она устанавливает правила обработки возвратов, зачисляет средства на счет клиента.
Основной функционал
Отслеживает данные о запасах
OMS использует данные о запасах из всех внутренних систем и местоположений: розничных магазинов, складов, внешних логистических компаний.
Рассчитывает стоимость продажи для каждого канала
Как только OMS узнает, что у вас есть на складе, она рассчитывает, что доступно для каждого канала продаж или клиента, исходя из того, как вы настроили свои правила сегментации запасов, включая местоположение, из которого вы хотите осуществлять закупку, и любые резервные запасы или исключения, которые вы хотите применить.
Объединяет систему с каналами продаж
Это делается различными способами в зависимости от того, на каком этапе цикла покупки находится клиент, и от канала продаж.
Передает данные в сторонние системы, например:
- Поисковые системы – Яндекс и Google имеют свои каталоги компаний, в которых нужно поддерживать данные по актуальным позициям и ценам
- Контекстная реклама – интеграция системы с механизмом контроля за объявлениями контекстной рекламы гарантирует, что в объявлениях будут отображаться только товары, имеющиеся на складе.
- Торговые площадки – это любая сторонняя торговая платформа, на которой вы можете продавать свои товары. Прежде всего, это маркетплейсы
- Каталог, корзина и страница оформления заказа на корпоративном сайте – сайт должен получать информацию из системы также чтобы продавать товары, которые точно есть в наличии
Обрабатывает заказ
Как только заказ был размещен, OMS обрабатывает этот заказ, находит оптимальный способ выполнения заказа, направляет его на исполнение. Его рабочие процессы также можно настроить для управления другими внутренними процессами (например, проверками на мошенничество) путем отправки уведомлений персоналу или запуска событий в других системах (например, отправки уведомлений клиентам).
Управляет процессом комплектации / упаковки / отгрузки / самовывоза в магазине
Система OMS также предоставляет магазинам или филиалам возможность управлять процессом комплектации и упаковки в магазине. Печать транспортных этикеток. Подготовка заказов на доставку клиентом или перевозчиком. И управление процессом отгрузки.
Управляет исключениями
Если заказ не может быть выполнен в каком-либо месте, OMS автоматически перенаправит его в следующие наиболее подходящие места и при необходимости отправит уведомления клиентам. Его также можно настроить для уведомления персонала о рискованных заказах, например, о заказе, который слишком долго находится в одном и том же статусе.
Управляет возвратами и обменами
Не все покупки оказываются удачными, всегда возможен брак, накладки с доставкой и другие непредввденные ситуации. Таким образом, OMS может управлять процессом возврата или обмена, инициировать возврат средств и уведомления клиентов, а также управлять процессом обратной логистики.
Внедрение системы управления заказами OMS
Внедрение системы управления заказами (OMS) — это ключевой шаг для компаний, стремящихся оптимизировать свои процессы и повысить эффективность бизнеса. OMS помогает автоматизировать управление заказами, отслеживать статусы и сроки выполнения, а также улучшить обслуживание клиентов.
При внедрении системы управления заказами необходимо учитывать специфику бизнеса компании и потребности ее клиентов. Грамотно настроенная OMS позволит оптимизировать процессы сбора, обработки и выполнения заказов, что приведет к повышению эффективности работы предприятия.
Бизнес в результате получает следующие преимущества:
- автоматизация учета, склада и доставки
- повышение скорости и качества обработки заказов
- сокращение сопутствующих расходов при сборке заказа и доставке
- уменьшение общего количества операций
- возможность мониторинга процессов и внедрения системы аналитики
- получение прозрачной бухгалтерии и системы расчетов
- возможность задействовать большее количество каналов продаж и предлагать большее количество товаров
- уменьшение количества отмененных заказов и запросов в колл-центр, связанных с отмененными заказами
- оптимизация логики поиска поставщиков для увеличения оборота запасов, снижения уценок и затрат на доставку
- оптимизация процессов выполнения заказов для повышения процента своевременности выполнения заказа и удовлетворенности клиентов
Сложность внедрения будет сильно зависеть от масштаба компании, количества персонала и количества заказов. В больших компаниях OMS имеет смысл пробовать внедрять системы в одном отделе или в одном из направлений деятельности. Затем масштабировать решение после того как появляется уверенность в наличии положительных результатов.
Главное по теме
Особенно полезны OMS системы будут в розничной и оптовой торговле любыми товарами, например: автозапчасти, бытовая техника, спортивные товары, медицинские товары.
В целом, система управления заказами — это инвестиция в будущее бизнеса, которая принесет заметные результаты в виде повышения производительности и улучшения качества обслуживания. Как любая система OMS дает стандартизацию бизнес процессов, которая в свою очередь позволяет эффективно собирать статистику и на основе неё оптимизировать процессы.
Также единая система управления заказами работает на построение бренда, что очень важно для компаний, которые стремятся занять свою нишу на рынке.
При планировании внедрении OMS важно понимать, что систему нужно интегрировать в существующие процессы или выстраивать их заново вокруг системы. Например, может быть необходимой интеграция OMS с CRM (customer relationship management). Выбранное OMS решение в идеале должно иметь возможность такой интеграции.
Также среди требований, которые заказчики предъявляют к OMS, обычно есть возможность кастомизации под конкретное предприятие.